Conectamos tu ERP, tu CRM y todo lo demás
Para que el dato se introduzca una sola vez y los sistemas dejen de contradecirse entre ellos. Integraciones por API, por fichero o contra base de datos, incluso con ERP veteranos que «no se pueden conectar».
Cuatro señales de que te faltan integraciones
Ninguna parece urgente por separado. Juntas son la razón por la que tu equipo dedica horas a cuadrar lo que los sistemas deberían cuadrar solos.
El mismo dato en tres sitios y ninguno cuadra
La dirección del cliente está en el CRM, en el ERP y en la etiqueta de envío, y las tres son distintas. Nadie sabe cuál es la buena, así que se comprueba a mano cada vez.
Alguien exporta un CSV todos los lunes
El indicador más fiable de que faltan integraciones. Si una persona dedica tiempo cada semana a mover un fichero de un sistema a otro, ahí hay un proyecto que se paga solo.
Los pedidos se teclean dos veces
Una en la tienda o el CRM y otra en el ERP. Cada repetición es una oportunidad de equivocarse en un importe, una cantidad o una dirección.
«Eso el programa no lo hace»
Casi siempre significa que el programa no lo hace solo, no que no se pueda. Si tiene API —y casi todos la tienen— se puede conectar con lo demás.
Cómo montamos una integración
El orden importa. Los pasos 1 y 2 no son técnicos y son los que deciden si la integración aguanta; el que se los salta acaba rehaciéndola.
Decidir quién manda sobre cada dato
Es la decisión que define el proyecto y no es técnica, es de negocio. ¿El precio lo manda el ERP o el CRM? ¿Quién es el dueño de la ficha de cliente? Sin esto, la integración propaga el desorden más rápido.
Mapear los campos de verdad
Lo que en un sistema es «cliente» en otro es «cuenta», y lo que en uno es un decimal en otro es texto. Esta parte es tediosa y es donde se decide si la integración funciona o da guerra para siempre.
Diseñar qué pasa cuando falla
La API del otro sistema se caerá algún día, o devolverá algo inesperado. Reintentos, una cola para lo que no pasa, alerta a quien debe enterarse y la garantía de que reintentar no duplica nada.
Correr en paralelo antes de apagar lo viejo
Dos semanas con el proceso manual y el automático a la vez, comparando salidas con datos reales. Es donde aparecen las diferencias de formato de fecha y los decimales. Nunca se apaga lo viejo el mismo día.
Las cuatro formas de conectar dos sistemas
No todas las integraciones son iguales ni cuestan lo mismo. Saber cuál admite tu sistema te dice de antemano si el proyecto es de días o de semanas.
API REST
Lo ideal. El sistema expone operaciones documentadas y se le pregunta o se le escribe en el momento. Rápido de montar y fácil de mantener. Es lo que tienen casi todas las herramientas modernas.
Webhook
El sistema avisa él solo cuando pasa algo, en lugar de que nosotros preguntemos cada rato. Es la opción más eficiente cuando está disponible, porque no gasta llamadas ni introduce retraso.
Fichero por carpeta o FTP
Un CSV o un XML que el sistema deja en un sitio cada cierto tiempo. Menos elegante y con retraso, pero perfectamente válido — y a menudo la única puerta de los ERP sectoriales veteranos.
Acceso directo a base de datos
Leer la base de datos del sistema cuando no hay nada más. Funciona y es rápido, pero es el más delicado: si el fabricante cambia su estructura en una actualización, se rompe sin avisar. Solo para lectura y con mucho cuidado.
En la primera llamada miramos cuál admite cada uno de tus sistemas. Suele ser la información que más cambia el presupuesto.
Cuándo una integración no es lo que necesitas
- Si el problema es que nadie se pone de acuerdo en qué dato es el bueno, lo que hace falta primero es esa decisión. Conectar sistemas sin tomarla propaga el desorden más rápido.
- Si vas a cambiar de ERP o de CRM en los próximos meses, espera. Integrar contra algo que va a desaparecer es tirar el presupuesto.
- Si el trasvase ocurre dos veces al mes y tarda diez minutos, probablemente no se paga. Mídelo antes de encargarlo.
Preguntas frecuentes
Mi ERP es antiguo y no tiene API. ¿Entonces nada?
Casi nunca es un «no» del todo. Si exporta a CSV o a XML por una carpeta o por FTP, se puede automatizar sobre esa salida; es menos elegante que una API pero funciona y es lo que hacemos a menudo con sistemas sectoriales veteranos. Si además tiene acceso a su base de datos, mejor todavía. El caso realmente cerrado es raro.
¿Qué pasa si los dos sistemas cambian el mismo dato a la vez?
Por eso lo primero es decidir quién manda sobre cada campo. Con un sistema dueño por dato, el conflicto no existe: uno escribe y el otro lee. Cuando el negocio exige escritura en ambos lados, se define una regla explícita de resolución y se registra cada conflicto para poder revisarlo.
¿Tiene que ser en tiempo real?
Pocas veces, y suele salir bastante más caro. Para la mayoría de los procesos, sincronizar cada pocos minutos resuelve igual de bien con mucha menos complejidad. El tiempo real se justifica cuando alguien está esperando delante de una pantalla, no por norma.
¿Y si mañana cambio de CRM?
Por eso montamos la integración en una capa intermedia en lugar de conectar los sistemas directamente entre sí. Cambiar una pieza supone rehacer su conexión, no el proyecto entero. Y los flujos te los llevas tú: son JSON portable, con su documentación.
¿Cuánto tarda?
Una integración entre dos sistemas con API y pocos campos suele estar en producción en 14 días. Varios sistemas, campos complejos o un ERP sin API es cuestión de semanas, y conviene hacerlo por tandas en lugar de todo a la vez.
¿Los datos salen de mi empresa?
Depende de dónde alojemos la automatización. Si tu información es sensible o tienes requisitos de RGPD exigentes, montamos la capa de integración autoalojada en tu infraestructura y los datos no pasan por servidores de terceros.
La herramienta con la que montamos la capa de integración está explicada en consultoría n8n.
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