Automatización de facturación en Valencia
De los datos que ya tienes a la factura emitida, enviada y contabilizada sin que nadie teclee nada. Con los recordatorios de cobro saliendo siempre a tiempo y los requisitos de Verifactu contemplados desde el diseño.
Verifactu y tu automatización: quién tiene que cumplir
El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023) obliga a que los registros de facturación sean encadenados, inalterables y trazables. El calendario se ha aplazado dos veces: con el vigente a octubre de 2026, las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben estar adaptadas antes del 1 de enero de 2027, y los autónomos en IRPF y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027.
La pregunta que hay que responder antes de automatizar nada es quién emite el registro de facturación. Si lo emite tu software de facturación y la automatización solo le lleva datos, el que debe cumplir es el software. Si el registro lo genera el propio flujo automatizado, entonces es ese flujo el que tiene que producir el encadenamiento y la huella.
Son dos proyectos muy distintos y mucha gente descubre la diferencia a mitad de camino. Nosotros lo aclaramos en la primera sesión, antes de tocar nada.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Las fechas se han movido antes y pueden volver a moverse: confírmalas con tu asesor al planificar el proyecto.
Qué parte del ciclo se automatiza y cuál no
«Automatizar la facturación» no es una sola cosa. Son cinco tramos y no todos se comportan igual. Te decimos cuáles conviene dejar en manos de una persona.
Emitir la factura
Desde los datos que ya están en tu CRM, tu ERP o tu hoja de pedidos. Se acaba el teclear importes y NIF a mano, que es de donde sale la mayoría de los errores.
Enviarla al cliente
Al contacto correcto y en el momento correcto. El matiz: muchos clientes grandes tienen su propio portal de proveedores y eso no siempre se automatiza igual de fácil.
Llevarla a contabilidad
Movimiento de datos puro entre tu facturación y tu contabilidad. Si ambas tienen API, es el primer flujo que conviene montar porque no toca al cliente.
Conciliar los cobros
Cruzar los movimientos del banco con las facturas pendientes funciona cuando la referencia es clara. Cuando un cliente paga tres facturas en una transferencia, hace falta criterio: esos van a una bandeja de revisión.
Reclamar impagos
Los primeros recordatorios, puntuales y correctos, funcionan muy bien automatizados — sobre todo porque salen siempre, que es lo que no pasa cuando depende de que alguien se acuerde. A partir del segundo aviso entra una persona.
Decidir excepciones
Aplicar un descuento fuera de tarifa, aceptar un aplazamiento, perdonar un recargo. Son decisiones de negocio. Se automatiza todo lo que las rodea —detectar el caso, reunir la información, avisar a quien decide, ejecutar lo decidido— pero el criterio se queda con la persona.
Lo que hay que tener ordenado antes
Automatizar sobre una base desordenada multiplica el desorden. Estas cuatro suelen ser la parte más laboriosa del proyecto, y conviene saberlo desde el principio.
Clientes sin duplicar
Si el mismo cliente existe tres veces con tres NIF distintos, la automatización emitirá tres facturas. Deduplicar es aburrido y va primero.
Catálogo de conceptos cerrado
Si cada comercial describe el mismo servicio con palabras distintas, las facturas salen inconsistentes y la contabilidad lo paga después.
Reglas de impuestos escritas
Qué lleva IVA y a qué tipo, qué pasa con intracomunitarios, cuándo hay retención. Si eso vive en la cabeza de quien factura, hay que sacarlo antes. Es donde más proyectos se atascan.
Una sola fuente para la numeración
Las series tienen requisitos legales: correlativas, sin huecos ni duplicados. Un solo sistema asigna números. Dos en paralelo es un problema serio y difícil de deshacer.
Por dónde empezamos
No por el ciclo completo. El primer tramo razonable casi siempre es el mismo, por una razón concreta: si falla, lo nota tu contable antes que ningún cliente.
- 01De la factura emitida al asiento contable. Movimiento de datos puro, sin exposición al cliente. Suele estar en producción en 14 días.
- 02Generación de la factura desde el CRM o el ERP, ya con validaciones: importe dentro de rango esperado, NIF válido, concepto no vacío. Lo que no pasa el filtro espera a una persona.
- 03Recordatorios de cobro, que son los primeros que hablan con el cliente y por eso van los últimos.
Preguntas frecuentes sobre automatizar la facturación
¿Cuándo es obligatorio Verifactu?
El calendario se ha aplazado dos veces. Con el vigente a octubre de 2026, las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben tener los sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y los autónomos en IRPF y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. Dado que ya se ha retrasado antes, conviene confirmar la fecha con tu asesor fiscal al planificar el proyecto.
¿Mi automatización de facturas tiene que cumplir Verifactu?
Si el sistema que genera las facturas es el que emite el registro de facturación, sí: tiene que producir registros encadenados, inalterables y con huella. Si tu automatización solo mueve datos hacia un software de facturación que ya cumple, el que debe cumplir es ese software. La diferencia es importante y conviene aclararla antes de diseñar nada, porque cambia por completo el planteamiento.
¿Qué pasa si el flujo se ejecuta dos veces?
Es el fallo más caro y el más común. Un reintento por un fallo de red no puede emitir dos facturas ni consumir dos números de serie. Se resuelve en el diseño con claves de idempotencia, no se descubre en producción.
¿Se puede automatizar sin cambiar de programa de facturación?
Casi siempre sí. Conectamos con Holded, Quipu, Anfix, Sage, FacturaDirecta y con cualquier sistema que tenga API. Cambiar de herramienta es una decisión de negocio, no un requisito técnico para automatizar.
¿Y si mis facturas de proveedor llegan en PDF o en foto?
Eso es extracción de datos, no facturación, y es un proyecto aparte más caro: necesita OCR, validación y un plan para cuando la lectura se equivoque. Funciona bien, pero no es por donde conviene empezar.
¿Cuánto se tarda?
El primer tramo —de la factura emitida al asiento contable— suele estar en producción en 14 días. El ciclo completo con conciliación y recordatorios va de 4 a 8 semanas, y depende mucho de lo ordenados que estén los datos de partida.
¿Qué me llevo al terminar?
Los flujos exportados, el código de cualquier función a medida, la documentación de qué hace cada paso y qué hacer si falla, y formación para tu equipo. Si mañana quieres internalizarlo o cambiar de proveedor, te lo llevas sin penalización.
¿Trabajáis solo en Valencia?
Estamos en Valencia y hacemos reuniones presenciales si lo prefieres, pero el trabajo es remoto y atendemos a toda España.
Para estimar si te compensa, en cuánto cuesta automatizar un proceso hay una calculadora con tus números. Y si quieres el detalle de errores habituales, está en automatizar la facturación de una empresa.
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